Nova: La Xunta optimiza la gestión documental con la eliminación de más de 40.000 metros lineales de documentación desde 2016

El Gobierno gallego autorizó desde el año 2016 más de 40.000 metros lineales de documentación con el fin de optimizar la gestión documental. Así se refleja en el informe sobre el impacto del Consejo de Evaluación Documental de Galicia evaluado hoy en el Consello da Xunta y en el que se da cuenta del funcionamiento de esta herramienta estratégica para garantizar una correcta conservación, acceso y eliminación de los doscientos producidos por las administraciones públicas gallegas.

Así, este órgano colegiado de la Consellería de Cultura, Lengua y Juventud celebró desde su creación, en el año 2016, más de 20 sesiones comunes en las que analizó 133 estudios de series documentales, elaboró 128 tablas de evaluación publicadas en el Diario Oficial de Galicia e informó 152 solicitudes de eliminación documental.

Gracias a esta labor, se autorizó la eliminación de 349.422 unidades de instalación, lo que representa más de 40 kilómetros lineales de documentos sin valor conservados innecesariamente. Diera volumen, 306.532 cajas corresponden a la propia Administración autonómica, lo que supone más del 87% del total. Esta cifra se traduce en una reducción significativa de la carga documental, liberando espacio físico y optimizando recursos en la Xunta de Galicia.

La actividad del Consejo abarca todo el sector público gallego. Se reúne tres veces al año y recibe propuestas no solo de las consellerías de la Xunta, sino también de ayuntamientos, universidades y otras entidades públicas gallegas. Además, este informe permite que cada consellería conozca cuales de su series documentales fueron evaluadas y cuales no, incluyendo aquellas de carácter transversal que afectan al conjunto de la administración autonómica.

Más allá de la eliminación, el trabajo del Consejo de Evaluación Documental de Galicia determina los plazos de transferencia entre archivos y establece los criterios objetivos para conservar o destruir documentos, según su valor legal, informativo, administrativo o histórico. También regula el acceso a la documentación segundo la normativa sobre protección de datos, propiedad intelectual y otros derechos.

Cabe destacar que la destrucción documental solo puede realizarse luego del dictamen favorable del Consejo y de la resolución de la Consellería de Cultura, Lengua y Juventud. Además, este proceso se hace bajo la supervisión de un técnico archivero y cumple con los estándares de confidencialidad, seguridad y sostenibilidad ambiental.

Las tareas de este organismo se encuadran nos objetivos del Plan de Archivos de la Xunta de Galicia 2022-2026, que apuesta por la mejora continua de la custodia documental y por la implantación de buenas prácticas archivísticas en todos los órganos de la Administración autonómica. Con esta labor estratégica, la Xunta reafirma su compromiso con la modernización de la administración, la protección del patrimonio documental gallego y la mejora del acceso de la ciudadanía a la información pública.